La dematerializzazione dei processi è da intraprendere prima di dematerializzare i documenti, attraverso l’impostazione di una piattaforma appositamente dedicata alla gestione documentale. Uno strumento di questo tipo è in grado di definire i flussi documentali e la loro gestione da parte degli utenti coinvolti e che detengono specifici permessi.
Un elemento importante per iniziare a liberare un’azienda dalla produzione di carta è l’utilizzo di software di digitalizzazione / dematerializzazione dei documenti. L’utilizzo di questo strumento permette di restare portare avanti le attività nel rispetto delle normative relative alla gestione documentale.
Questa soluzione è utile per smaltire la grande quantità di documenti cartacei che sono presenti all’interno di un archivio aziendale, non solo, si tratta di una modalità che permette di controllare la gestione di tutti i dati e ridurre ai minimi termini il rischio della perdita di informazioni.
Un software per la digitalizzazione dei processi permette di renderli più agili, più veloci e più efficienti, risparmiano tempo e soldi. Uno strumento ad alte prestazioni mirato alla digitalizzazione, all’archiviazione e alla conservazione dei documenti e dei processi.
Questo sistema di gestione documentale e dei processi permette di tenere sotto controllo tutto il flusso degli stati dei documenti, ma attenzione a non cadere nel tranello, non basta avere un software per la digitalizzazione, bisogna anche implementare dei processi di digitalizzazione ad hoc.
Un software non è un contenitore all’interno del quale vengono inseriti semplicemente tutti i documenti, ma è un vero e proprio sistema costruito appositamente per dematerializzare, sulla base di processi che seguono metodi e logiche non casuali.
Non utilizzare appositi sistemi di conservazione digitale rispettando la normativa, potrebbe comportare una serie di problemi, che non rimangono solo nell’ambito dell’organizzazione aziendale, ma che rientra nell’ambito sanzionatorio, relativamente ai rapporti con gli Enti e con il Fisco.
Inoltre, la presenza di un software di sostegno alla conservazione sostitutiva (su savinosolution.com trovi interessanti informazioni) offre l’opportunità di gestire anche più realtà aziendali, utilizzando un unico sistema informatizzato, al quale ogni dipartimento può accedere.
Insomma, da un’unica piattaforma e da una sola postazione è possibile controllare tutti i processi e i reparti aziendali e la sua organizzazione, per avere a disposizione un sistema documentale calibrato sulle caratteristiche e sulle esigenze dell’azienda.
I principali passaggi previsti dal sistema partono dal versamento, per procedere con il prelievo e terminar con l’organizzazione dei documenti e dei record, come una catena di montaggio digitale, tutto il workflow deve essere controllabile in qualsiasi momento e in maniera semplice.
Lo stato di avanzamento di ogni singolo processo creato è perfettamente implementato e strutturato per permettere una facile condivisione delle informazioni tra gli utenti, sia che si tratti della compilazione di un documento, sia che si faccia riferimento a un’intera procedura.
Oltre allo stato di avanzamento dei vari processi avviati è possibile risalire allo storico di un processo o di un documento e averne traccia costantemente, e in maniera automatica. In relazione a questa funzionalità è prevista anche quella della ricerca dei documenti, grazie all’implementazione dei filtri, che si contraddistinguono per: tipologie, metadati e stati. Un vero e proprio motore di ricerca per reperire facilmente, dati, informazioni e documenti.
Finalmente non dovrai più pensare a tutti gli spazi da occupare solo per archiviare documenti cartacei, con il rischio della dispersione e del deperimento di documenti molto importanti, che nella marea di carta risulterebbero anche difficili da trovare e, ovviamente, impossibili da reperire da una sola postazione o da condividere con altri reparti aziendali.
Nell’elenco dei vantaggi ne manca uno fondamentale, cioè quello del risparmio di tempo, infatti, il dispendio di tempo previsto per ricercare documenti cartacei, trovarli ed eventualmente processarli nei vari reparti, è nettamente superiore rispetto al tempo previsto con l’utilizzo di un sistema di conservazione sostitutiva.